Att filtrera data i listan är valet av data enligt ett givet kriterium, d.v.s. detta är en operation som låter dig välja önskad data bland de tillgängliga.
Filter låter dig endast visa och visa data som uppfyller vissa villkor. Excel låter dig snabbt och bekvämt se nödvändiga data från listan med ett enkelt kommando - "AutoFilter". Mer komplexa databasfrågor kan implementeras med kommandot Advanced Filter.
Autofiltrering
För att utföra autofiltrering måste du initialt kopiera källdatabasen från bladet "Databeräkning med formler" till det nya bladet "Autofiltrering". Ställ sedan in markören i listområdet och kör kommandot "Data" - "Filter" - "AutoFilter". Med det här kommandot placerar Excel rullgardinslistor direkt i namnen på listkolumnerna. Genom att klicka på pilen kan du se listan över möjliga urvalskriterier. Om knappen användes för att tilldela ett filter, blir pilen blå. Det finns följande alternativ för kriterielistan:
«Alla» - alla poster är valda;
· "Topp 10" - i dialogrutan "Att införa villkor på listan" välj ett visst antal av de minsta eller största elementen i listan som du vill visa;
· "Värden" - endast de poster som skapar det angivna värdet i denna kolumn kommer att väljas;
· "Villkor" - poster väljs enligt villkoret som skapas av användaren i dialogrutan "Anpassat autofilter";
· "Tom" - rader presenteras som inte innehåller data i kolumnen;
· "Icke-tom" - endast de poster presenteras som innehåller icke-tomma rader i kolumnen.
I det här fallet är det nödvändigt att skapa följande villkor för operationen "Autofiltrering": för fältet "Fördelar" måste du ställa in värdet "Veteran eller funktionshindrad", och för fältet "Antal familjemedlemmar" måste ställa in villkoret - "Större än eller lika med 3". I enlighet med det faktum att filter ställs in i två kolumner samtidigt, kommer filtreringen av poster att utföras enligt två villkor samtidigt, det vill säga som ett resultat kommer veteran- och funktionshindrade förmåner att väljas, antalet av familjemedlemmar varav är större än eller lika med 3. Som ett resultat hittades hyresgäster som uppfyller ovanstående villkor. Detta resultat visas i figur tabell 4 "Autofiltrering".
Avancerat filter
Filtrering med ett avancerat filter utförs med kommandot: "Data" - "Filter" - "Avancerat filter".
För att använda kommandot "Avancerat filter" måste du först skapa en kriterietabell, som vi sedan placerar på samma "Avancerat filter"-kalkylblad som den ursprungliga tabellen "Beräkna data efter formler", men på ett sådant sätt att arket är inte dold under filtrering.
I "Avancerat filter" såväl som i "Autofilter" finns flera alternativ för olika typer av kriterier, såsom:
Jämförelsekriteriet inkluderar operationer nästa typ:
Det exakta värdet
värde som skapas med hjälp av relationsoperatorer;
en värdemall som innehåller tecken eller
Flera kriterium - ett kriterium bildat i flera kolumner.
· Om kriterierna anges i varje kolumn på en rad, anses de vara länkade av AND-villkoret.
· Om kriterierna är skrivna på flera rader, anses de vara länkade av OR-villkoret.
Beräknat kriterium - är en formel skriven i raden i villkorsområdet, som returnerar det logiska värdet "TRUE" eller "FALSE".
Filtrering Excel-data innehåller två filter: autofilter och avancerat filter. Anta att du har en stor datamängd, men från hela arrayen behöver du titta på eller välja data som relaterar till ett specifikt datum, en specifik person etc. Det finns filter för detta. För de som stöter på det här verktyget för första gången tar filtret inte bort, utan döljer poster som inte uppfyller de filtreringsvillkor som du ställer in för dem.
Det första är ett autofilter designat för de mest grundläggande operationerna - att markera poster med ett specifikt värde (till exempel endast att markera poster relaterade till LeBron James), data som ligger inom ett visst intervall (eller över genomsnittet eller topp tio) eller celler/teckensnitt av en viss färg (förresten, mycket bekvämt). Som ett resultat är det mycket lätt att använda. Du behöver bara välja den data som du vill se filtrerad. Därefter kommandot "Data" / "Filter". En listruta kommer att dyka upp på varje översta cell i den översta tabellen, det är redan lätt att ta reda på varje kommando där, det är lätt att bemästra och förklara, hoppas jag, inget ytterligare behov, bara nyanserna av att använda autofiltret:
1) Fungerar endast med en icke-brytande räckvidd. Det är inte längre möjligt att filtrera två olika listor på ett ark.
2) Tabellens översta rad tilldelas automatiskt som titel och deltar inte i filtreringen.
3) Du kan använda vilka filter som helst på olika kolumner, men kom ihåg att beroende på i vilken ordning filtren tillämpas, kanske vissa villkor inte tillämpas, eftersom tidigare filter har redan gömt de obligatoriska posterna. Inga problem här, dessa poster skulle vara dolda ändå, men om du vill använda flera uppsättningar filter är det bäst att börja med de villkor som har minst användning.
Praktisk tillämpning på jobbet: till exempel arbetar du igenom den här listan för att hitta ett fel eller kontrollera data. Efter att ha tillämpat autofiltret kan du gå igenom hela tabellen en efter en och markera data som redan har visats i följd. Knapparna "Rensa" och "Ansök igen" bestämmer utseendet på tabellen efter att villkoren har tillämpats. Sedan, efter att ha avslutat arbetet med tabellen, kan du återställa teckensnitten till sin ursprungliga form utan att ändra själva data. Förresten, vissa är förvirrade av det faktum att alla poster i tabellen försvinner efter att ha tillämpat några villkor. Tja, ta en närmare titt, du har satt villkor under vilka det inte finns några poster som uppfyller dessa villkor. Det faktum att tabellen är filtrerad är den blå markeringen av tabellens radnummer.
Låt oss nu gå vidare till det avancerade filtret. Det skiljer sig mer från autofiltret finjustering, men också ett utmärkt val när du filtrerar data. Särskilt:
1) Anger så många villkor som behövs.
2) Låter dig välja celler med unika (icke-upprepande) data. Detta behövs ofta när man arbetar med data, och alternativet gör ett bra jobb med problemet.
3) Låter dig kopiera filterresultatet till en separat plats utan att vidröra huvuduppsättningen.
Så den största skillnaden i att arbeta med detta filter är att vi först måste förbereda en tabell över villkor. Det görs enkelt. Huvudtabellens rubriker kopieras och klistras in på en plats som är lämplig för oss (jag föreslår ovanför huvudtabellen). Det borde finnas så många rader i den här tabellen så att den inte klättrar upp på huvudbordet efter att ha definierat villkoren.
Exempel på tillstånd:
1) 'L*' – celler som börjar med L
2) '>5' - data är större än 5
Om du tar bort rader från en filtrerad tabell kommer de att tas bort utan att ta med sina grannar. De där. om tabellen är filtrerad och visar raderna 26-29 och 31-25, kommer inte rad 30 att tas bort om du väljer alla rader och raderar dem. Detta är bekvämt, jag använder det ofta när jag skriver makron. Vilken fördel ger detta - ofta får vi tabeller som behöver föras i fungerande form, d.v.s. ta bort till exempel tomma rader. Det vi gör är att filtrera tabellen för att bara visa de rader vi inte vill ha, och sedan släppa hela tabellen, inklusive rubriken. Onödiga rader och rubriken tas bort, medan tabellen inte har några mellanslag och utgör ett enda område. En rad med rubriker kan läggas till med enkla kopieringsoperationer från ett förberett område. Varför är detta viktigt när man skriver makron? Det är inte känt från vilken rad de oönskade uppgifterna börjar och det är inte klart från vilken rad man ska börja ta bort det, att ta bort hela tabellen hjälper till att snabbt lösa detta problem.
Ett filter är ett snabbt och enkelt sätt att hitta och arbeta med en delmängd av data i en lista. Den filtrerade listan visar bara de rader som matchar kriterierna. Till skillnad från sortering ändrar inte ett filter ordningen på posterna i listan. Filtrering döljer tillfälligt rader som du inte vill visa.
Raderna som väljs under filtreringen kan redigeras, formateras, skapa diagram baserat på dem, skrivas ut utan att ändra ordningen på raderna och utan att flytta dem.
Vid filtrering väljs endast nödvändig data och resten av data döljs. På så sätt visas bara det du vill se, och det kan göras med ett enda klick.
Filtrering ändrar inte data på något sätt. När filtret har tagits bort visas all data igen som den var innan filtret användes.
Det finns två kommandon tillgängliga i Excel för att filtrera listor:
- Autofilter, inklusive filtrera efter val, för enkla förhållanden urval.
- Avancerat filter för svårare urvalsförhållanden.
Autofilter
Att möjliggöra Autofilter du måste markera valfri cell i tabellen och sedan på fliken Data i en grupp Sortering och filtrera tryck på den stora knappen :
Därefter visas en knapp med en nedåtpil i tabellrubriken till höger om varje kolumnrubrik:
Genom att klicka på en pil öppnas en listmeny för motsvarande kolumn. Listan innehåller alla element i en kolumn i alfabetisk eller numerisk ordning (beroende på datatyp), så att du snabbt kan hitta det nödvändiga elementet:
Om vi behöver ett filter för endast en kolumn, kan vi inte visa pilknappar för de återstående kolumnerna. För att göra detta, innan du trycker på knappen markera flera celler i den önskade kolumnen tillsammans med rubriken.
Filtrering efter exakt värde
Sätta på Autofilter, klicka på knappen med en pil och välj ett värde från rullgardinsmenyn. För att snabbt markera alla objekt i en kolumn eller avmarkera alla objekt, klicka (Välj alla) :
I det här fallet är alla rader som inte innehåller det valda värdet i fältet dolda.
Medan du gör laboratoriearbete, välj filterresultatet, kopiera det till en annan plats på arket och signera det.
Att stänga av Autofilter måste trycka på knappen igen .
För att avbryta filteråtgärden, utan att lämna filtreringsläget, klicka på knappen och välj objektet från rullgardinsmenyn. (Välj alla) . Samtidigt visas raderna i tabellen som är dolda av filtret.
Funktioner för datafiltrering
Filter döljer data. Det är vad de är designade för. Men om du inte känner till datafiltrering kan du få intrycket att viss data saknas. Du kan till exempel öppna någons filtrerade ark, eller till och med glömma att du själv tidigare använde filtret. Så när det finns filter på ett ark kan olika visuella signaler och meddelanden hittas.
(finns längst ner till vänster i fönstret). Det ursprungliga tillståndet:
Omedelbart efter att data har filtrerats visas resultatet av filterapplikationen i det nedre vänstra hörnet av statusfältet. Till exempel, " Poster hittades: 2 av 11”:
Radnummer . De streckade linjenumren indikerar att vissa linjer är dolda, och den ändrade färgen på de synliga linjenumren indikerar att de valda linjerna är resultatet av filterval.
Typ av pilar . Att ändra AutoFilter-pilen i en filtrerad kolumn till att indikera att kolumnen är filtrerad.
”
"" är ett annat universellt filter som kan tillämpas på kolumner med siffror eller datum.
"" - detta är väldigt kodnamn. Faktum är att möjligheterna med detta filter är mycket bredare. Med detta filter kan du hitta antingen de första elementen eller de sista elementen (minsta eller största siffror eller datum). Och, i motsats till namnet på filtret, är resultaten inte begränsade till de första 10 elementen eller de sista 10 elementen. Antalet objekt som visas kan väljas från 1 till 500.
” låter dig också filtrera data efter procentandel av det totala antalet rader i kolumnen. Om kolumnen innehåller 100 siffror och du vill titta på de femton bästa, välj sedan 15 procent.
Filtret kan användas för att hitta produkterna med de högsta eller lägsta priserna, för att fastställa listan över senast anställda eller för att se listan över elever med de bästa eller sämsta betygen. För att tillämpa filtret "" på en kolumn med data ( bara siffror eller datum!!!), klicka på pilen i kolumnen och välj objektet Numeriska filter Ytterligare :
Detta öppnar en dialogruta. täcka över villkor på lista :
Välj i dialogrutan siffra(linjer eller procentsatser), störst eller minst, listobjekt eller % av antalet element.
Skapa dina egna anpassade filter
Till exempel vill vi bara visa rader med positioner som börjar med bokstaven ' D'. För att göra detta, klicka på autofilterpilen i den första kolumnen och välj Textfilter , sedan objekt börja med… :
Detta kommer att få upp en dialogruta. (vilket alternativ du än väljer till höger, samma dialogruta kommer fortfarande att visas.):
I fält Jobbtitel välj - börja med , till höger går vi in d:
I fönstret det finns ett tips:
Frågetecken " ? ” står för en karaktär.
Tecken " * ” anger en sekvens av alla tecken.
Mål: utföra datasortering, bekanta sig med metoden för att filtrera listposter, autofiltrering, arbeta med dataformuläret.
Övning 1.
Sortering av data i tabell 5.5 flera gånger i enlighet med följande funktioner - in alfabetisk ordning efternamn på köpare, i fallande ordning på transaktionsbeloppet, i stigande ordning på transaktionsdatum, enligt totaliteten av tecken (efternamn, datum, belopp).
Metodik för att utföra arbete
1. Öppna en ny arbetsbok och spara den som "Sortera" i din arbetsmapp .
2. Skapa tabellen som visas i figur 5.56.
Figur 5.56 - Inledande tabell med data
3. Ställ in formateringsalternativen för tabellen.
Font Times New Roman, teckenstorlek 12 pt., fetstil och mittjustering för rubriker, radbrytning, grå fyllning; för huvuddelen. Som en påminnelse finns formateringskommandon tillgängliga på menyfliksområdet Hem Þ Celler .
4. För att sortera efter kundens efternamnsfält, placera markören var som helst i den här kolumnen och kör kommandot Data Þ Sortera (Bild 5.51) .
I dialogrutan som öppnas, i fältet Sortera efter välj "Kundens efternamn". Stigande.
5. Upprepa alla steg i punkt 4 och ställ in sorteringen efter "Transaktionsbelopp", i fallande ordning.
6. Sortera om efter fältet Handelsdatum, i stigande ordning.
7. Kopiera tabellen till ett nytt ark och sortera den enligt uppsättningen funktioner. För att göra detta, ring kommandot Data Þ Sortera. Installera Sortera efter efternamn i stigande ordning, Sedan av datum i stigande ordning, Till sist, av summa i fallande ordning.
8. Med kommando Döp om namnge dessa två blad.
Uppgift 2. Välj information från listan baserat på kommandot AutoFilter.
Metodik för att utföra arbete.
1. På blad 4, skapa en tabell och fyll den med information från tabell 5.5.
2. Byt namn på Sheet4 till AutoFilter #1.
3. För att tillämpa autofiltrering, placera markören i listområdet och utför kommandot Data ÞFilter. Nedåtpilar visas bredvid namnen på tabellkolumnerna, som visar en lista med möjliga värden. I kolumnen "Kön" välj "M" Kopiera tabellen till blad 5 och byt namn på den till "Autofilter nr 2".
4. På bladet "AutoFilter No. 1", i kolumnen "Kön", öppnar du filtreringslistan och väljer "Alla". Sedan, i kolumnen "Födelsedatum", välj "Skicka" i filtreringslistan och ställ in villkoret (Fig. 5.57):
Tabell 5.5
| Efternamn | namn | anställningsdatum | Födelsedatum | Golv | Lön | Ålder |
| Pasjkov | Igor | 16.05.74 | 15.03.49 | M | ||
| Andreeva | Anna | 16.01.93 | 19.10.66 | OCH | ||
| Erokhin | Vladimir | 23.10.81 | 24.04.51 | M | ||
| Popov | Alexei | 02.05.84 | 07.10.56 | M | ||
| Tyunkov | Vladimir | 03.11.88 | 19.07.41 | M | ||
| Notkin | Evgeniy | 27.08.85 | 17.08.60 | M | ||
| Kubrina | Marina | 20.04.93 | 26.06.61 | OCH | ||
| Gudkov | Nikita | 18.03.98 | 05.04.58 | M | ||
| Gorbatov | Michael | 09.08.99 | 15.09.52 | M | ||
| Bystrov | Alexei | 06.12.00 | 08.10.47 | M | ||
| Krylova | Tatiana | 28.12.93 | 22.03.68 | OCH | ||
| Bersheva | Olga | 14.12.01 | 22.12.74 | OCH | ||
| Rusanova | Hoppas | 24.05.87 | 22.01.54 | OCH |
Figur 5.57 – Inställning av filtreringsvillkor
5. Kopiera den filtrerade tabellen till blad 6 och döp om den till "AutoFilter #3. Avmarkera på arket AutoFilter #1.
Figur 5.58 - Anpassat filter
6. I kolumnen "Efternamn", välj "Villkor" i filtreringslistan och ställ in villkoret för att välja alla anställda vars efternamn börjar med "B" (Fig. 5.58).
7. Kopiera den filtrerade listan till blad 7, döp om det till "AutoFilter #4".
8. På arket "Autofilter nr. 1", för kolumnen "Efternamn", ställ in "Alla", och i kolumnen "Lön" anger du "Första 10 ..." där i dialogrutan anger du "Visa" de 5 största listposterna".
9. Spara filen.
Uppgift 3. Filtrera poster från listan med kommandot Avancerat filter.
Metodiken för att utföra arbetet.
1. Gå till blad 8 och döp om det till "Avancerat filter".
2. Kopiera tabellen från föregående uppgift till detta ark (tabell 5.5), klistra in den från rad 7. De första 6 raderna är reserverade för inställningsvillkor.
3. Låt oss skapa en rad villkor. Anta att vi måste välja namnen på anställda som får mer än 5000 rubel. Eller någon över 50 år. Fyll i villkoren som visas i figur 5.59.
Figur 5.59 - Villkor för avancerat filter
4. Kör kommandot Data Þ Avancerat . Fyll i dialogrutan enligt följande (Fig. 5.60):
Figur 5.60 - Fönstret Avancerade filterparametrar
Se urvalsresultat. När villkor skrivs på en rad implementeras ett logiskt OCH När villkor skrivs på olika rader anses de vara sammankopplade med ett logiskt ELLER. Vi har övervägt det första alternativet, överväg nu det andra.
5. Anta att vi bara vill visa de anställda vars efternamn börjar med bokstäverna A, G eller N. Fyll i villkoren (Figur 5.61).
Figur 5.61 - Villkor för avancerat filter
6. Kör kommandot DataÞAvancerat och fyll i dialogrutan (figur 5.62).
Figur 5.62 - Fönstret Avancerade filterparametrar
Se resultatet av urvalet av poster.
1. Lista alla anställda vars lön ligger över genomsnittet. Innan du skapar det här filtret anger du formeln =MEDEL(F8:F20) i cell H2 för att beräkna medellönen.
2. Sedan anger vi i cell A2 det beräknade villkoret =F8>$H$2, med hänvisning till cell H2 (figur 5.63 och 5.64).
Figur 5.63 - Villkor för avancerat filter
Figur 5.64 Avancerade filteralternativ